Datenschutzerklärung

Stand: 1. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

VoyagePlanner GmbH
vertreten durch Sven Mahn
Saseler Damm 45
22395 Hamburg
Deutschland

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

(1) Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

(2) Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für die Nutzung des Beobachtungs- und Dokumentationsassistenten ist eine Registrierung als pädagogische Fachkraft erforderlich.

3. Pseudonymisierung – keine identifizierenden Daten Betreuter

Grundprinzip: Callinchen ist so konzipiert, dass keine identifizierenden Daten betreuter Personen (z. B. Kinder, Jugendliche, Klient:innen) verarbeitet werden. Betreute werden ausschließlich über Codes wie K01, K02, K03 erfasst — niemals über echte Namen, Geburtsdaten oder andere identifizierende Angaben.

(1) Beobachtungen werden konsequent pseudonymisiert eingegeben. Die Zuordnung eines Codes (z. B. K01) zu einer konkreten betreuten Person verbleibt allein bei der Einrichtung bzw. der Fachkraft und wird nicht an Callinchen übermittelt.

(2) Die Eingabe echter Namen oder sonstiger identifizierender Daten Betreuter ist nicht vorgesehen und untersagt. Verantwortlich für die Einhaltung der Pseudonymisierung ist der Nutzer.

4. Hosting und EU-Datenhaltung

Diese Website und der Dienst werden auf der Plattform Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) mit Serverstandort in der Europäischen Union (u. a. Azure Germany) betrieben. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) verarbeitet, soweit dies für die sichere Bereitstellung erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Datenverarbeitung bei der Registrierung

Bei der Registrierung erheben wir folgende Daten:

E-Mail-Adresse
Name (optional)
Angaben zur Einrichtung bzw. beruflichen Rolle (zur Anpassung der Assistenz)
Passwort (ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Datenverarbeitung bei Nutzung des Dokumentationsassistenten

Wichtig: Geben Sie niemals identifizierende Kinddaten in das System ein. Verwenden Sie ausschließlich pseudonymisierte Beobachtungen mit Codes (z. B. K01, K02).

(1) Bei der Nutzung des KI-gestützten Beobachtungs- und Dokumentationsassistenten werden die von Ihnen eingegebenen Texte (pseudonymisierte Beobachtungen) verarbeitet.

(2) Die eingegebenen Texte werden zur Analyse an Azure OpenAI (Microsoft) mit Rechenzentren in der Europäischen Union übermittelt, um die Formulierungs- und Dokumentationsvorschläge zu generieren.

(3) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

(4) Die eingegebenen Texte werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

(5) Eingabetexte und generierte Vorschläge werden für den Verlauf des Nutzers gespeichert und nach Löschung des Kontos innerhalb von 30 Tagen entfernt.

7. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO ein:

Microsoft Azure / Azure OpenAI (Microsoft Ireland Operations Limited)

Zweck: Hosting und KI-Verarbeitung (Azure OpenAI, EU)
Datenstandort: EU (u. a. Azure Germany / West Europe)

Stripe Payments Europe, Ltd.

Zweck: Zahlungsabwicklung
Datenstandort: EU
Verarbeitete Daten: Zahlungsdaten, E-Mail-Adresse
Datenschutzrichtlinie: stripe.com/de/privacy

Google (Google Ireland Limited)

Zweck: optionale Anmeldung über „Google Login" (nur bei aktiver Nutzung dieser Funktion)
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Profilkennung
Datenschutzrichtlinie: policies.google.com/privacy

8. Cookies und Tracking

(1) Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Authentifizierungs-Cookie: zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung
Stripe-Cookies: für die sichere Zahlungsabwicklung

(2) Wir setzen keine Tracking-Cookies, Analyse-Tools (wie Google Analytics) oder Social-Media-Plugins ein.

(3) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung der Website).

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Berichtigung unrichtiger Daten.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): unter bestimmten Voraussetzungen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übermittlung in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@callinchen.app

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI)
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

11. Datensicherheit

Die Übertragung sämtlicher Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt über eine aktuelle TLS-Transportverschlüsselung (Transport Layer Security) mit der jeweils höchsten von Ihrem Browser unterstützten Verschlüsselungsstufe. Zugriffe auf gespeicherte Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert.

12. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.